1. 理由を説明して、人に聞く
新しいあなたの部署にいるメンバーであったり、上司。もしくは今後一緒に仕事をする別の部署の社員。 それ以外にも業務とは関係なく、助けてくれる人事総務や情報システム部門、法務や監査部門などもあります。 そういった会社にいる人に、まずは質問してみる、相談してみる、確認してみるといった「聞いてみる」ことからはじまるのではないでしょうか。
なぜ、理由が必要なのか
さて、そこでただ「〇〇の情報がほしいです！教えて！」というだけだと、欲しい情報が手に入らないことがあります。なぜなら、そもそもその情報がどんな中身か分かっていないことがあったり、そもそも期待してしているものと違っていたり。なぜそういうことが起きるかというと、「その情報を使って、自分がどんな課題を解決するのか？」といった課題が何か、はっきりと分かっていないからではないでしょうか。 よくあるロジカルシンキングでは、空を見て、雨が降っているから、傘をさすというのがありますが、「傘を貸してほしい」という場合は、空を見て雨が降っているというのが分かっているのは当然な話です。ただ、それぐらいわかりやすければ良いのですが、そうではないとやはり理由を伝えたほうが良いでしょう。
2. 狙いを定めて、調べる
人に聞く以外にも、自分一人で情報を調べていくことも重要です。ただどこをどうやって調べていけばいいのか、代替で良いので検討をつけて調べていきましょう。 その時にどういったところに注目するのか、社内と社外、そして社内をヒト、モノ、カネという視点で見ていきます。
社外の情報
社内の情報は当然重要ですが、意外と社外の情報も重要です。社外の情報といえば上場企業であればIRとして、投資家向けの情報発信があります。会社の状況を把握するのに、定期的に最新の情報がまとまっており、重要な指標が開示されていたり、逆に投資家目線での質疑もあったり。IR以外にも通常の企業情報に役員や組織に関する情報もあります。採用情報では今現在の求人ではありますが、その部署、求められている人材像やポジションもまとめられています。最近では、オウンドメディアを持つこともありますので、情報の宝庫だったりします。
自社以外の情報
社外の情報には、自社以外の情報もあります。例えば同業他社の情報も重要です。同業故に、同じような課題だったり、似たような、もしくは別の方向からの取り組みなど、参考や比較するために重要な情報も多いです。 それ以外には、会社の評判を集めたような口コミサイトも、ある意味参考になるのではないでしょうか。もちろん匿名で寄せられている情報であり、それを鵜呑みにするのはよくありません。公開されている情報ではないからこそ、別の視点を持てるというのはそれなりに有用かもしれません。
ヒト：社員・組織の情報
社内の情報を3つの視点で見ていきます。 まずヒトとは、社員だったり、部署だったり、組織だったり。組織図や体制図といったヒトが全体としてどうつながっているのか、役割や働きが分かります。権限や承認ルートなどもその中でつながっていたりします。OutlookやTeamsを使っていればアカウントから、その人の組織や連絡先、もちろん予定も分かります。 人で検索をすれば、メールやチャットでのやり取りを見つけることもできますので、ドキュメントとしてちゃんと残されていない情報も探してみましょう。
モノ：ファイルや掲載されている情報
モノとは、いわゆる欲しい情報があるファイルであったり、掲載されている場所のことです。ファイルは社内のファイルサーバだったり、GoogleDriveやbox、Teamsにアップされています。そのため、それぞれのツールの検索機能を活かして探せます。その時、ファイルの種類や拡張子を意識して検索することで、より適切な情報にたどり着けることができます。掲載されている情報といえば、Wikiが一番有名ですが、そのWikiがどのようなツールでどこで使われているのかというのを把握しておくと、そのツールの検索機能が有用になります。
カネ：予算や実績の情報
最後にカネとは、予算であったり、その結果どのような実績になったのか、という情報です。これは様々な事業の工程で重要な部分であり、そこをおさえて、情報をたどっていきます。例えば予算がどのように使われているのかで、重要度が分かりますし、実績がどのような結果として収益につながるのか、事業の根幹になります。
聞くのも調べるのも、工夫が活きる
というわけで情報収集の視点を色々と書いていきました。聞くのも調べるのも、工夫していくことでより欲しい情報が手に入ります。ぜひ、自分の情報収集の方法を生み出してください。そして集めた情報が次に知りたい人につながるように、情報のリレーをしていきましょう。
